Sommige werknemers nemen geen vakantie. Zo kan het gebeuren dat het saldo aan vakantie-uren een buitenproportionele omvang aanneemt. Voor werknemer een mooi appeltje voor de dorst. Voor een werkgever kan dit een flinke kostenpost worden. Hoe voorkomt u dit soort kostenposten? Lees hier hoe zelfs de wetgeving uw bedrijf kan helpen.

De bedoeling van vakantiedagen opnemen, is herstellen en uitrusten van het werk. Dit is de zogenaamde recuperatiefunctie. De werknemer moet kunnen herstellen van al het werk dat is verricht en herstel dient dan tijdens vakantie te gebeuren. Als werkgever bent u verplicht het personeel in de gelegenheid te stellen deze dagen op te nemen. In ieder geval de wettelijke vakantiedagen. U betaalt het loon gewoon door tijdens de vakantie van uw werknemer. Maar ja, soms neemt de werknemer gewoon geen vakantie. Wat zijn de mogelijkheden voor uw bedrijf om het vakantiesaldo niet te laten oplopen?

Mogen vakantiedagen vervallen?

De aanspraak op het wettelijk minimum aan vakantiedagen komt te vervallen zes maanden na de laatste dag van het jaar waarin zij zijn opgebouwd. Dit staat zo vermeld in de wet, artikel 7:640a BW. Vaak spreken werkgever en werknemer ook af in de arbeidsovereenkomst dat vakantiedagen komen te vervallen. Het mag dus in beginsel wel.

In de praktijk blijkt dit toch lastiger dan het lijkt. In 2018 heeft het Europese Hof van Justitie bepaalt dat onze wet over verval vakantiedagen in strijd is met het Europees grondrecht; het grondrecht dat elke werknemer recht heeft op vakantie[1].  Het Hof oordeelt dat de werkgever haar werknemer wel in staat moet stellen vakantie op te nemen. En deze zorgplicht van werkgever gaat ver. Het komt er feitelijk op neer dat verval van vakantie alleen mogelijk is als de werknemer daar bewust van afziet.[2]

De Nederlandse rechter is aan deze uitleg gebonden. Na deze uitspraak volgden desondanks enkele Nederlandse rechters die het beter wisten. Maar in 2022 kwam ons eigen Hof Den Haag[3] met de beslissende uitspraak. Vakantiedagen vervallen helemaal niet als werkgever niet kan aantonen dat werkgever haar werknemer heeft geïnformeerd:

• hoeveel vakantiedagen er nog open staan;
• dat opgebouwde vakantiedagen moeten worden opgenomen;
• dat als ze niet worden opgenomen ze komen te vervallen en tegen welke datum ze dan komen te vervallen.

De werkgever heeft dus een vergaande zorg en informatieplicht. Heeft de werkgever niet structureel dit soort berichten verzonden en niet aan de informatieplicht voldaan, dan vervallen de vakantiedagen niet. Ondanks onze wet hierover. Ondanks afspraken in de arbeidsovereenkomst!

Zondermeer de vakantiedagen laten vervallen is dus niet de oplossing voor een overvloed aan vakantiesaldo. 

• Tip: informeer het personeel telkens hoeveel vakantiedagen er zijn opgebouwd en wanneer deze komen te vervallen. Stimuleer het personeel vakantie op te nemen. Bied die mogelijkheid aan. Alleen dan kunnen vakantiedagen komen te vervallen, conform artikel 7:640a BW.

Maar mijn werknemer is ziek. Kan hij dan wel verlof opnemen?

Sinds 2012 bouwen ook zieke werknemers vakantie-uren op. Dit opbouwen heeft tot gevolg dat hij of zij ook gehouden is vakantiedagen op te nemen. Dit is slechts anders als de zieke arbeidskracht ‘niet in staat is geweest om de wettelijke vakantiedagen op te nemen gedurende het jaar dat ze zijn opgebouwd’, aldus artikel 7:640a BW.

Uit jurisprudentie blijkt dat ‘niet in staat zijn’ op vakantie te gaan neerkomt op in coma liggen of bij veelvuldig ziekenhuisbezoek. De gemiddelde zieke werknemer kan dus gewoon met vakantie. Bovendien, niet iedereen gaat of wil op vakantie naar een exotisch oord. Van vakantie genieten kan ook sprake zijn als hij niet verder komt dan de eigen achtertuin. Een arbeidsongeschikte werknemer neemt feitelijk vakantie van het re-integreren. Even niet verantwoording afleggen aan werkgever, bereikbaar zijn of te reageren op de oproep van de arbo en of bedrijfsarts. Een zieke werknemer kan dus met vakantie. Ook hierbij geldt dat de werkgever zijn werknemer overvloedig moet stimuleren op vakantie te gaan.

• Tip: stimuleer uw zieke werknemer met vakantie te gaan. Als de zieke werknemer onverhoopt twee jaar ziek is en het ontslagverbod is beëindigd, dan zou het kunnen dat er alsnog uitbetaling moet plaatsvinden van alle niet genoten maar wel opgebouwde vakantiedagen. Dat zijn de situaties waarbij een vakantiesaldo een flinke kostenpost is!

Let op: Is werknemer ziek geworden nadat hij verlof heeft aangevraagd? Dan gelden de ziektedagen alleen als verlofdagen als werknemer hiermee instemt. Dit is dus weer zo’n uitzondering op de regel.  

Samenvattend, de werkgever heeft een vergaande informatie en zorgplicht met betrekking tot vakantiedagen. Gaat u als werkgever hieraan voorbij, dan vindt de opbouw aan vakantiedagen verder plaats en kan het uw bedrijf veel geld kosten.  Laat het niet zover komen en informeer uw personeel.

Geniet van de vakantie.

Auteur mr. S.B. Punt

Juriste Vanhier Accountants & Adviseur