Een ziekmelding van jouw werknemer en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hoe gaat dat samen? Doorgaans vertelt een medewerker in geuren en kleuren wat hij mankeert. Wat te doen met deze informatie? Op grond van de AVG, onze privacywetgeving, is het niet zonder meer toegestaan persoonsgegevens vast te leggen die betrekking hebben op medische informatie.

Noteer geen klachten Leg in ieder geval niets vast in het personeelsdossier. Beperk deze informatie tot het feit dat de medewerker arbeidsongeschikt is. Gebruik overige informatie om in te schatten of het noodzakelijk is direct de Bedrijfsarts in te schakelen of kan dit nog wachten tot in de loop van de zes weken die er voor staat.

Tip: Wil je precies weten wanneer je welke actie moet nemen, lees dan de website van het UWV over het stappenplan. Vul de eerste ziektedag in en via dit UWV stappenplan weet je precies wanneer van jou als werkgever actie wordt verwacht. Onmisbaar voor elke werkgever.

Gebruik bij elk contact met de werknemer simpelweg het door het UWV verstrekte formulier 'evaluatie-formulier' (wat verwarrend genoeg 'eerstejaars'evaluatieformulier wordt genoemd). Het formulier is al vanaf eerste ziektedag te gebruiken en zo noteer je nooit te veel. 

Beleidsregels AP Het voorgaande geldt ook, nu alle informatie vrijwillig – althans spontaan – is verstrekt door de medewerker. Ook in dat geval is er geen sprake van toestemming zoals vereist conform artikel 9 AVG. Vanwege de gezagsverhouding die er bestaat tussen werkgever en werknemer is toestemming niet te beschouwen als toestemming in vrijheid gegeven, zoals vereist is in de AVG. Gelet hierop, is het niet toegestaan medische gegevens die betrekking hebben op ziekte en verzuim te verwerken (zoals vast te leggen). Informatie van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) over AVG en verzuim tref je in de beleidsregels aan. Het betreft een pdf 'De zieke werknemer, Beleidsregels voor de verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van zieke werknemers'.

Regresrecht Is de arbeidsongeschiktheid veroorzaakt door een derde? Zoals bijvoorbeeld in een verkeersongeval heb jij als werkgever een rechtstreeks recht de schade die jij oploopt te verhalen op de aansprakelijke partij. Dit is genaamd regresrecht, zie artikel 6:107a lid 2 en 3 BW. Op grond van de arbeidsovereenkomst heb jij als werkgever het recht hiernaar te informeren bij de arbeidsongeschikte medewerker.

Zwangerschap Blijkt de medewerkster arbeidsongeschikt ten gevolge van zwangerschap? Hierover hoef je als werkgever niet direct te worden geïnformeerd. Zelfs niet door de Bedrijfsarts. In geval van zwangerschap ontvang je het loon voor je medewerkster via het UWV. Ook al heeft de werknemer dit niet gelijk gemeld en kom je hier pas later achter. Het UWV compenseert het loon voor de zwangere medewerkster. Dat kost jou als werkgever niets. 

Maar hoe weet je dan wat te doen? Indien het vermoeden rijst dat de medewerker langer dan een weekje ziek zal zijn, aarzel dan niet de Bedrijfsarts in te schakelen. Het is aan de Bedrijfsarts alles aan te horen van de medewerker. Deze informatie verwerkt de Bedrijfsarts vervolgens tot informatie die voor de werkgever vereist is in een rapportage. De Bedrijfsarts informeert jou, als werkgever, over de nodige maatregelen die getroffen dienen te worden.

Kortom, ziekmelding? Noteer zo min mogelijk informatie en realiseer je te allen tijde het doel waarom je persoonsgegevens verwerkt. Schakel tijdig de Bedrijfsarts in en help de medewerker re-integreren. Een goede begeleiding van je zieke werknemer blijft de verantwoordelijkheid van jou als werkgever. Je bespaart veel kosten als je juist wel de medewerker goed laat re-integreren.

Wil je meer weten? Neem vrijblijvend contact met mij op via HRservices@vanhier.nl 

Auteur: mr. S.B. Punt
Juriste 

Over de auteur:

Mijn naam is Sylvia Punt. Ik ben juriste, gespecialiseerd in arbeidsrecht en contractenrecht. Deze combinatie maakt dat ik mij heb verdiept in de AVG en jou snel van adequaat juridisch advies kan voorzien zodra je een verwerkersovereenkomst krijgt voorgelegd of privacy gevoelige informatie verwerkt. Mijn dienstverlening beperkt zich niet tot alleen advies en onderhandeling. Komen partijen er bij een geschil niet uit? Ook sta ik je in rechte bij in een gerechtelijke procedure bij de Kantonrechter. Hulp nodig voor juridische oplossingen?  Graag zijn we je van dienst. 
Juriste mr. Sylvia Punt bij Vanhier Accountants & Adviseurs 

Handige info kosteloos beschikbaar via website Autoriteit Persoonsgegevens of UWV: 

Rapport beleidsregels Autoriteit Persoonsgegevens 'De zieke werknemer, Beleidsregels voor de verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van zieke werknemers'.

Autoriteit Persoonsgegevens, het OR-privacyboekje, de rol van de ondernemingsraad bij privacy op de werkvloer.  

Gebruik altijd het word doc evaluatieformulier beschikbaar gesteld door UWV. Zo noteer je nooit te veel informatie. 

Volg zonder uitzondering het stappenplan van het UWV. Ook als je denkt dat de werknemer al snel weer beter is!