Klokkenluidersregeling

KLOKKENLUIDERSREGELING

Vanhier Accountants & Adviseurs B.V. en de aan haar gelieerde entiteiten (hierna te noemen Vanhier B.V.) hecht belang aan het voeren van een deugdelijk integriteitsbeleid en, als onderdeel daarvan, een goed klokkenluidersbeleid. Hieronder treft u de klokkenluidersregeling opgesteld naar de eisen van artikel 27 van de Verordening accountantsorganisaties (VAO) en artikel 2 Wet Huis voor Klokkenluiders.

Artikel 1. Begripsbepalingen

1. In deze regeling wordt verstaan onder:

a. werknemer: degene die krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht of publiekrechtelijke aanstelling arbeid verricht of heeft verricht dan wel degene die anders dan uit dienstbetrekking arbeid verricht of heeft verricht;
b. melder: de werknemer of derde die een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid heeft gemeld op grond van deze regeling;
c. werkgever: Vanhier B.V. welke krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht arbeid laat verrichten of heeft laten verrichten dan wel anders dan uit dienstbetrekking arbeid laat verrichten of heeft laten verrichten;
d. leidinggevende: degene die leiding geeft aan de werknemer;
e. vermoeden van een misstand: het vermoeden van een werknemer, dat binnen de organisatie waarin hij werkt of heeft gewerkt of bij een andere organisatie indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover:
i. het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de werknemer bij zijn werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de werknemer heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie, en
ii. het maatschappelijk belang in het geding is bij de schending van een wettelijk voorschrift, een gevaar voor de volksgezondheid, een gevaar voor de veiligheid van personen, een gevaar voor de aantasting van het milieu, een gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten.
f. vermoeden van een onregelmatigheid: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een onvolkomenheid of ongerechtigheid van algemene, operationele of financiële aard die plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van de organisatie zodanig ernstig is dat deze buiten de reguliere werkprocessen valt en die de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende overstijgt;
g. melding: de melding van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid op grond van deze regeling;
h. afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling advies van het Huis, bedoeld in artikel 3a, lid 2, Wet Huis voor Klokkenluiders;
i. Compliance Officer : de door de directie van Vanhier aangesteld persoon die belast is met de naleving van het stelsel van kwaliteitsbeheersing;
j. Directie: de directie van Vanhier belast met de uitvoering c.q. naleving van deze regeling.

2. Daar waar in deze regeling de hij-vorm wordt gebruikt, dient mede de zij-vorm te worden gelezen.

Artikel 2. Procedure

1. Een werknemer (of derde) kan de Compliance Officer in vertrouwen raadplegen over een vermoeden van een misstand. Dit kan in persoon via Marcel Broekkamp of door het verzenden van een e-mail via mbroekkamp@vanhier.nl.

2. In overeenstemming met lid 1 kan de werknemer de Compliance Officer verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand.

3. In overeenstemming met lid 1 kan de werknemer ook de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand.

4. Indien de misstand betrekking heeft op de Compliance Officer, dan kan de misstand worden gemeld bij de directie. De directie zal vervolgens handelen conform onderstaande bepalingen.

5. Indien de misstand betrekking heeft op intimidatie vindt de melding plaats bij de partner HR en wordt deze behandeld rekening houdend met de bepalingen uit de arbeidsvoorwaardenregeling van Vanhier.

6. Een melding bevat in elk geval de volgende onderdelen:

• Naam van de melder
• Casus
• Betrokkenen in de casus
• Reden van melding
• Datum van de casus
• Wens anoniem te blijven ja/nee

7. De Compliance Officer legt de melding vast en bevestigt binnen twee werkdagen aan melder dat de melding is ontvangen. De Compliance Officer stelt direct directie op de hoogte dat er een beroep is gedaan op de klokkenluidersregeling.

8. De Compliance Officer waarborgt te allen tijde de anonimiteit van de melder, tenzij de melder schriftelijk de Compliance Officer van deze verplichting ontheft.

9. Vervolgens zal de directie direct een onderzoek naar de melding laten starten.

10. Indien de misstand een lid van de directie betreft zal de Compliance Officer
een onderzoek naar de misstand (laten) starten indien gewenst in samenwerking met HR en/of een ander lid van de directie.

11. De Compliance Officer koppelt de bevindingen terug naar de melder met verzoek tot akkoord voor terugkoppeling naar directie. Uitsluitend zodra expliciet schriftelijke toestemming is ontvangen, vindt terugkoppeling plaats.

Artikel 3 Termijnen

1. Binnen een periode van twee weken van het moment van registratie van de melding wordt de Compliance Officer door of namens de directie schriftelijk op de hoogte gebracht van het standpunt van de directie omtrent de misstand evenals van de te nemen of reeds genomen maatregelen.

2. Indien het niet mogelijk is om het standpunt binnen de in het eerste lid genoemde termijn te geven, zal de directie de Compliance Officer hiervan tijdig in kennis stellen en de termijn noemen waarin alsnog een standpunt zal worden gegeven.

3. De Compliance Officer stelt de melder direct van het standpunt op de hoogte. Indien het een aangelegenheid betreft in de Audit-praktijk stelt de Compliance Officer vooraf de beleidsbepalers Audit op de hoogte.

4. De Compliance Officer adviseert de directie van Vanhier Audit omtrent een eventuele melding bij de AFM op grond van de incidentenregeling.

Artikel 4 Rechtsbescherming

1. De directie (of de Compliance Officer) zorgt dat de melder die te goeder trouw en volgens onderhavige regeling een melding van een misstand heeft gedaan, op geen enkele wijze in zijn positie wordt benadeeld.

2. Indien een melder de melding op andere wijze dan overeenkomstig onderhavige regeling heeft gedaan dan wel rechtstreeks of via derden in de publiciteit brengt, kan hem dat mogelijk worden aangerekend, rekening houdend met de bepalingen uit het sanctiebeleid.

Artikel 5. Vertrouwelijke omgang met de melding en de identiteit van de melder

1. De werkgever draagt er zorg voor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor diegenen die bij de behandeling van deze melding betrokken zijn.

2. Al diegenen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn, maken de identiteit van de melder niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder en gaan met de informatie over de melding vertrouwelijk om.

3. Indien het vermoeden van een misstand of onregelmatigheid is gemeld via de Compliance Officer en de melder geen toestemming heeft gegeven zijn identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan de Compliance Officer en stuurt de Compliance Officer dit onverwijld door aan de melder.

Artikel 6. Inwerkingtreding regeling, publicatie en intrekking vigerende regeling

1. Deze regeling treedt in werking op 1 oktober 2020.

2. Deze regeling zal worden gepubliceerd op de website van Vanhier en opgenomen in het Vanhier handboek.

3. Deze regeling wordt aangehaald als Klokkenluidersregeling, de regeling voor het omgaan met het melden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid bij Vanhier B.V., dan wel kortweg regeling omgaan met melden vermoeden misstand of onregelmatigheid Vanhier B.V.

4. De vorige regelingen betreffende klokkenluiders wordt met de inwerkingtreding van deze regeling ingetrokken per 30 september 2020.